Theo pháp luật, có nhiều loại hồ sơ tài liệu cần lưu trữ trong 5 năm, 10 năm, 20 năm. Một số khác chỉ cần lưu tới khi văn bản hết hiệu lực, nhưng cũng có không ít văn bản giấy tờ đặc biệt cần thời gian lưu trữ là vĩnh viễn, cho tới khi hồ sơ tự tiêu biến vì yếu tố tự nhiên. Vì thế, các cơ quan, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định thời gian lưu trữ hồ sơ để phân loại sắp xếp và có kế hoạch bố trí địa điểm lưu trữ phù hợp.