Bìa hồ sơ là công cụ không thể thiếu trong việc lập hồ sơ của mỗi cơ quan, tổ chức. Bìa hồ sơ đúng tiêu chuẩn sẽ có tác dụng bảo quản tốt văn bản, tài liệu chứa trong bìa hồ sơ. Do đó, tiêu chuẩn về bìa hồ sơ rất được Nhà nước quan tâm, chú trọng và ban hành các tiêu chuẩn cụ thể qua từng giai đoạn. Ngày 08/61992, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 42/QĐ-KHKT ban hành tiêu chuẩn cấp ngành "mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước" (mã số: TCN 02-1992). Ngày 07/5/2002, Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 62/QĐ-LTNN về việc ban hành tiêu chuẩn ngành "Bìa hồ sơ" (mã số: TCN 01:2002) thay thế TCN 02-1992. Trên cơ sở biên soạn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, đến ngày 23/7/2012 Bộ Khoa học và Công Nghệ đã ban hành Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia, theo đó đã công bố 03 tiêu chuẩn: TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ; TCVN 9251:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ và TCVN 9251:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ.

Đặc biệt, Bìa hồ sơ mới theo TCVN 9251:2012 có nhiều điểm khác so với Bìa hồ sơ cũ theo TCN 01:2002. Cụ thể:

1. Về kích thước

Theo tiêu chuẩn mới, bìa hồ sơ có kích thước lớn hơn (650mm x 320mm, chưa tính phần tai trên và tai dưới) và được gấp thành 05 phần, có thêm phần tai trên, tai dưới (như hình 1); trong khi đó theo tiêu chuẩn cũ, bìa hồ sơ có kích thước nhỏ hơn (560mm x 330mm) và được gấp thành 04 phần, không có phần tai trên, tai dưới (như hình 2). 

 

Hình 1: Kích thước bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn mới

 

Hình 2: Kích thước bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn cũ

2. Về nội dung trình bày

- Trang mặt trước của tờ đầu: Về cơ bản, nội dung thông tin cần trình bày trên trang đầu của bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn cũ và mới đều giống nhau (như: tên các cơ quan, tổ chức liên quan; tên hồ sơ; ngày tháng bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; thời hạn bảo quản; phông số; mục lục số; hồ sơ số; thời hạn bảo quản), chỉ khác nhau ở vị trí trình bày, ký hiệu thông tin của hồ sơ (theo hình 3 và 4).

 

Hình 3: Bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn mới

 

Hình 4: Bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn cũ

 

- Trang mặt sau của tờ đầu: Bìa hồ sơ cũ theo TCN 01:2002 quy định nội dung trang mặt sau của tờ đầu để trình bày Mục lục văn bản (như hình 5). Tuy nhiên, Bìa hồ sơ mới theo tiêu chuẩn TCVN 9251:2012 không quy định nội dung trình bày tại trang mặt sau của tờ đầu.

 

Hình 5: Mục lục văn bản tại bìa hồ sơ theo TCN 01:2002

 

- Phần chứng từ kết thúc của bìa hồ sơ:

+ Vị trí trình bày: Theo TCN 01:2002, phần chứng từ kết thúc được trình bày tại vị trí cuối cùng trong trang đầu của tờ sau (trang 3), phía dưới phần mục lục văn bản trong bìa hồ sơ. Theo Bìa hồ sơ mới, phần chứng từ kết thúc được trình bày tại phần tai cạnh của bìa hồ sơ.

+ Nội dung trình bày: Bên cạnh các nội dung trình bày theo tiêu chuẩn cũ (như: tổng số tờ của các văn bản trong 01 bìa hồ sơ; số tờ của mục lục văn bản; đặc điểm tài liệu trong hồ sơ; thông tin về địa điểm, thời gian, họ tên người lập hồ sơ (như hình 6) thì tại tiêu chuẩn bìa hồ sơ mới còn quy định nội dung về: số bắt đầu, số kết thúc, số trùng, số khuyết khi đánh số thứ tự của văn bản trong hồ sơ; phần bổ sung để ghi các thông tin bổ sung khác về tài liệu (như hình 7).

 

Hình 6: Chứng từ kết thúc theo tiêu chuẩn cũ

 

Hình 7: Chứng từ kết thúc theo tiêu chuẩn mới

 

Bìa hồ sơ theo TCVN 9251:2012 áp dụng cho các loại bìa hồ sơ lưu trữ bằng giấy trong lưu trữ lịch sử, lưu trữ hiện hành và việc lập hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức từ ngày 23 tháng 7 năm 2012.

 

Thủy Tiên, Phòng Nội vụ quận Liên Chiểu.